אולמות אירועים

אולם אירועים

תוכן עיניינים

אז החלטתם לערוך את אירוע הבת מצווה שלכם באולם אירועים, עכשיו הוא הזמן להחליט מבין כל האולמות שנחשפתם אליהם, איזה הוא המתאים ביותר.

הכנו לכם מדריך מקיף שיעזור לכם לבחור את האולם המושלם לאירוע שלכם, מה חשוב לבדוק ולשאול לפני שאתם סוגרים את האולם.

כמות מוזמנים

ילדים במסיבה עם אביזרים שונים

הדבר הראשון שחשוב לעשות לפני שרואים אפילו אולם אחד הוא קודם כל לסגור את נושא כמות המוזמנים. רק לאחר שתדעו כמה אורחים עתידים להגיע לאירוע תוכלו להתחיל לעשות השוואות בין אולם אחד לאחר. הסיבה העיקרית היא שבחלק מהאולמות ישנה הגבלה של מינימום מוזמנים, לכן קודם כל וודאו כי האולם רלוונטי עבורכם מבחינת כמות האורחים. ייתכנו גם מקרים הפוכים, בהם כמות המוזמנים שלכם עולה על מכסת האנשים שניתן להכניס לאולם תצטרכו לחפש אולם אחר גדול יותר.  

רזרבות

לעולם לא נוכל לדעת את כמות המוזמנים המדוייקת שתגיע לאירוע. לחלק לא קטן מהאנשים מאוד קשה לסרב בפניכם להזמנה, הם יאשרו הגעה מפאת חוסר הנעימות אך ביום האירוע לא יופיעו. זאת הסיבה שיש לקחת בחשבון כי בערך כ30% מהמוזמנים הם אורחים בסימן שאלה. רוב האולמות בדרך כלל מספקים שולחנות רזברה, אלו שולחנות ערוכים חלקית המוכנים לקבלת אורחים נוספים במקרה הצורך.  מבחינה כלכלית האולם מחייב את בעלי האירוע על כל פתיחה של שולחן רזרבי ללא תלות בכמות היושבים. לכן מומלץ מאוד לעדכן את האולם בכמות מוזמנים של 30% פחות מהכמות המקורית, כך לא תשלמו מראש עבור מנות על אנשים שלא הגיעו, במידה וחלקם אכן הגיעו בסוף הם יוכלו להתיישב בשולחן הרזרבה בעלות. חשוב לוודא את כל הפרטים עם האולם לגבי שולחנות הרזרבה.

אישורי הגעה

אחת הדרכים היעילות ביותר לדייק את מספר המוזמנים שיגיעו לבת מצווה היא להשתמש בגורם צד ג׳ לצורך אישורי הגעה. הסיבה שאנחנו עובדים כל כך קשה בניסיונות להבין מי מתכוון להגיע ומי לא היא כי אנחנו מוציאים כספים רבים על ארגון ולוגיסטיקה על מנת לאפשר לכל המוזמנים את החוויה הטובה ביותר, דברים התלויים בכמות המוזמנים הם מספר המנות המוזמנות מראש באולם, שולחנות רזרבה שיפתחו, הסעות אל האולם ועוד… לכל אלו מחיר כלכלי לא קטן. אך לצערנו הרב לא תמיד כל המוזמנים מתחשבים בכך. 

הדרך הטובה ביותר לוודא הגעה היא לגרום למישהו אחר שאינו מוכר על ידי המוזמנים להתקשר מטעמכם לאישורי הגעה, כאשר אדם זר מתקשר לאורחים הם פחות מרגישים בחוסר נעימות ואת תחושת המחויבות לנסות לרצות אתכם על ידי אישור הגעה שלא באמת ימומש.

חלק מהאולמות מציעים לעשות עבורכם את אישורי ההגעה כחלק מהחבילה, בדקו עם האולם האם ניתן לכלול זאת בעסקה. במידה ותרצו לחסוך כסף, תמיד תוכלו לבקש מחבר או קרוב משפחה שיעשה זאת עבורכם במסווה של עובד חיצוני מטעם האולם.

עיצוב

שולחנות מעוצבים באולם

עלויות העיצוב תלויות בכמה אתם בוחרים להשתולל. ישנם אולמות שמציעים עיצוב סטנדרטי כחלק מהחבילה. לרוב הוא כולל פמוטים או סידורי פרחים על השולחן, מפות ומפיות ואביזרים נוספים כמו אגרטלים, וילונות, מנורות שנמצאים במקום. תוכלו להסתפק בעיצוב זה ולהשקיע רק באביזרים הקשורים לבת מצווה כמו בלונים, קשתות, סטנדים וכו׳ או שתוכלו לשכור את שירותיו של מעצב אירועים חיצוני שיעצב את האולם בקונספט אחיד- כולל מפות, מפיות, צלחות, כוסות הכל ידבר את אותה השפה העיצובית. 

המעצב/ת ירכיבו יוציאו עבורכם תוכנית עיצובית בהתאם לתקציב. 

במידה ובורכתם בטעם עיצובי תמיד תוכלו לשכור אביזרים עיצוביים מוכנים מחברה חיצונית שתספק לכם אותם היישר לאולם ולבצע את נגיעות העיצוב בעצמכם.

סידור ישיבה

דבר נוסף שיכול לחסוך לכם הרבה כסף והרבה כאב ראש ביום האירוע הוא סידורי ישיבה. סידורי הישיבה מונעים התפזרות של האורחים בין השולחנות ופתיחה של שולחנות רזרבה מיותרים. כאשר כל אחד מקבל מספר שולחן ועליו למצוא בו את מקומו. דאגו לוודא באישורי ההגעה האם המוזמן מגיע עם בן/בת זוג או בני משפחה נוספים, כך תוכלו לתכנן את סידורי הישיבה מבלי לפצל בין זוגות ומשפחות.

חלק מהמשפחות בוחרים לא לעשות סידורי ישיבה ולתת לכל אחד למצוא את מקומו בעצמו. מומלץ במקרה כזה לשים קרוב משפחה או עובד חיצוני שאחראי על צמצום האורחים המגיעים לשולחנות הקיימים על מנת למנוע פתיחה מיותרת של שולחנות רזרבה.

בדקו עם האולם האם הוא מספק לכם כרטיסיות לסידורי ישיבה והאם מישהו מטעמו ידאג להפניית האורחים לשולחנות. במידה ולא, בקשו ממישהו מטעמכם להיות אחראי על כך.

בחירת יום

 ימי חמישי הם הפופולריים ביותר ולכן גם היקרים ביותר. מאחר וזה יום כל כך מבוקש יש אולמות שדורשים מינימום מוזמנים ליום זה. עם זאת האורחים שלכם יעמדו בפקקים ביום חמישי יותר מאשר בכל יום אחר. 

במידה ואתם מעוניינים לעשות את האירוע בסופ״ש מבלי לשלם יותר, תוכלו לעשות אירוע צהריים ביום שישי, בתוך האולם הסגור והמעוצב אור היום אינו מורגש וניתן לחגוג בכיף בעלויות נמוכות יותר. 

אטרקציות 

ילדה עם כתר ליד וילון אדום

אם אתם מתכננים להפריח פרפרים, להדליק זיקוקים, לערוך מופעי לייזר, להביא בולעי אש, אקרובטים על עמוד כל אטרקציה אחרת – ודאו שהאולם ערוך ומוכן לכך. גם אם אתם מתכננים להקרין קליפ או מצגת פשוטה, לשיר שיר ולהופיע מול הקהל ודאו כי למקום יש את כל הציוד הדרוש והוא יעמוד לרשותכם.

גנרטור

בכל עסק אמור להיות גנרטור חירום המופעל באופן אוטומטי במקרה של תקלה או הפסקת חשמל. ודאו עם האולם כי אכן יש גנרטור חירום, תבררו מי מפעיל אותו ותוך כמה זמן הוא מופעל. בתקופת החורף כאשר משתוללת סערה בחוץ פעמים רבות קורות הפסקות חשמל. אתם בודאי לא רוצים שסדרה של הפסקות חשמל תהרוס לכם את כל האירוע. בנוסף לכך תשאלו האם יש ציוד גיבוי במקרה של תקלה במגבר, במיקרופון, ברמקולים וכו׳.

דרכי גישה 

במידה ובין האורחים ישנם מוזמנים בעלי מוגבלויות ודאו כי האולם נגיש- האם קיימת חניית נכים, מעלית שירותים נגישים. למרות שאולמות אירועים אינם מחוייבים בהנגשה על פי חוק, מן הראוי שבעלי המקום יתחשבו בכלל האוכלוסייה ויבצעו התאמות לבעלי מוגבלויות. דאגו כי אורחים בעלי מוגבלויות לא ירגישו בחוסר נעימות ותסכול מכיוון שהמקום אינו מותאם עבור צרכיהם הבסיסיים ביותר.

הגברה 

רחבת ריקודים מעוצבת בבלונים

בררו האם באולם קיימת מערכת הגברה, או שהדיג׳יי צריך להביא את המערכת שלו. במקרה שיש מערכת הגברה במקום, בררו האם נדרש תשלום נוסף עבור השימוש בה, ועל מי מוטל התשלום (לעיתים התשלום מוטל על הדיג'יי) 

הכל כלול 

כשהאולם מציע לכם חבילת הכל כלול, בדקו בדיוק מה כלול בה. שלא תמצאו את עצמכם נדרשים להוסיף כסף על הגברה, תאורה, מסכים, בר תוצרת חוץ, עיצוב בשולחן, שכר מלצרים וכו׳, חשוב לא להשאיר פתח לאי-הבנות. תבדקו בדיוק מה כלול ומה לא וכמה תצטרכו להוסיף על דברים נוספים. דאגו לכתוב הכל בחוזה. חוזה המפרט כל מה שסוכם הוא הדרך להימנע מעוגמת נפש ואי-הבנות.

מצד אחד חבילות הכל כלול יכולים לחסוך כאב ראש לא קטן בהתעסקות מול ספקים שונים, מצד שני חשוב לבדוק כי אין התפשרות גדולה מדיי על האיכות. בחבילות הכל כלול האולם מציע לכם חבילה הכוללת בתוכה את שירותיהם של ספקים שונים כמו צלם, אטרקציות, די.ג׳י וכו׳. הספקים עובדים באופן קבוע ובשיתוף פעולה יחד עם האולם אירועים ומציעים לו את שירותיו במחיר מוזל, לעיתים בעשרות אחוזים מהמחיר הרגיל שהם גובים. הסיבה לכך היא שהם מוכנים לספוג מכה ברווחים בשביל להעלות את כמות העבודה. כך שבסופו של דבר כל הצדדים יוצאים מורווחים.

חוזה ותשלום 

בדקו עם האולם את תנאי התשלום, מתי וכמה משלמים. לרוב האולם ידרוש מקדמה עבור האירוע ולשריון התאריך הרצוי.  בדקו מה גובה המקדמה. ישנם מקומות שיבקשו לחלק את התשלום למקדמה, תשלום נוסף ויתרת התשלום בסיום האירוע. אחרים יגבו את יתרת התשלום בסיום האירוע ללא תשלומים נוספים באמצע. בדקו עם האולם האם תנאי התשלום מתאימים לכם והאם ניתן להגיע להסדר תשלומים המוסכם על שני הצדדים

תנאי ביטול האירוע 

בקשו אפשרות לבטל את החוזה בתקופת זמן סביר של עד חודשיים-שלושה לפני האירוע, הגדירו בדיוק מה נכלל בסעיף "כוח עליון", לפיו כל אחד מהצדדים יכול לבטל את החוזה בכל זמן שהוא עקב מעשה שאינו בשליטת אדם (פגעי מזג אוויר חמורים, או מלחמה/ פיגוע), והאם יש פיצוי במקרה של הפרת חוזה של מי מהצדדים. הקפידו שכל מה שסיכמתם עליו, ממועד האירוע דרך הפרטים הקטנים ביותר ועד לגובה ומועד התשלום יהיה כתוב בחוזה, וששום הבטחה לא תסוכם בעל פה בלבד.  כדאי לקרוא את האותיות הקטנות בחוזה, שמגן יותר מכל על בעלי המקום.

תפריט

אוכל בכלים להגשה עצמית

באירועי בת מצווה הקהל הוא לרוב קהל משולב הנחלק לשניים- המבוגרים והילדים. בררו עם האולם האם האוכל מותאם לשני הקהלים ומכיל גם אוכל ״פשוט״ האהוב על ילדים. בדקו עם האולם מה האפשרויות לקייטרינג ולתפריט שיכיל את המנות המתאימות לשני הקהלים.

שולחנות וכיסאות

  בידקו כמה אנשים ניתן להושיב בנוחות סביב כל שולחן, האם הכיסאות נוחים, מהי צפיפות השולחנות באזור האוכל והאם ניתן לעבור בחופשיות בין השולחנות. ודאו שיש מרחק סביר בין השולחנות לרחבת הריקודים שכאשר הצעירים רוקדים טראנסים ברחבה הקוצב לב של סבתא ימשיך לתפקד. מומלץ בעת סידורי הישיבה להושיב את המבוגרים בשולחנות המרוחקים מהרחבה והרמקולים.

שירותים 

שירותים יפים באולם

גם מהשירותים אנשים צריכים לצאת עם חוויה חיובית. ראשית, בדקו את מספר התאים, איך הם מאובזרים ומה הרושם הוויזואלי שאתם מקבלים. מומלץ לבדוק איך נראים השירותים בזמן אירוע ב-23:00 בלילה, כמובן שלשם כך תצטרכו להגיע בזמן אמת כאשר מתקיים אירוע באולם. אורח שנכנס לשירותים "לא מזמינים" עלול ללכת הביתה מוקדם. חייבת להיות מנקה צמודה לשירותים עד סוף האירוע. כך שלאורך כל האירוע תישמר אותה רמת ניקיון.

תעודת כשרות 

 במידה ואתם מהמחמירים בהקפדה על הכשרות, בקשו מהאולם להציג לכם תעודת כשרות, בדקו כי התעודה בתוקף.

רישיון עסק

 חשיבות רישיון עסק הוא בעיקר כגושפנקא לעבודה המסודרת של האולם בעיקר מבחינה בטיחותית. כחלק מקבלת רישיון עסק יש לקבל אישור ממכבי האש, משרד הבריאות וגורמים נוספים בממשלה המאשרים כי המקום בטיחותי, נגיש ועובד על פי החוק. למען שמירה על בטיחות ובריאות המשפחה והאורחים שלכם ודאן כי לאולם יש רישיון עסק כחוק.

הכי חשוב בחרו במקום שכשנכנסתם אליו הרגשתם באווירה נינוחה ונעימה, מקום שיש לכם כימיה איתו ועם בעלי המקצוע העומדים מולכם.

רוצים לקבל הצעה משתלמת לבת מצווה ?

כתבות נוספות בנושא

שולחן מעוצב בגן אירועים

גן אירועים

בין אם החלטתם כבר לחגוג את אירוע בת המצווה בגן אירועים או שאתם עדיין מתלבטים, ראשית חשוב שתדעו שישנם גני אירועים המותאמים גם לאירועי חורף.

להמשך קריאה »
אולם בת מצווה מעוצב

מקומות לבת מצווה

לבחור מקום איך בוחרים מקום לחגיגת בת מצווה? המקום שבו יתקיים האירוע ישפיע באופן כמעט מוחלט על אופיו. ישנם כמה מאפיינים שכדאי לכם מאוד לקחת

להמשך קריאה »

רוצים לקבל הצעה לחבילת הכל כלול בתקציב שלכם?